يضم مكتب رئيس الجامعة عددا من الوحدات الإدارية المتسقة مع المهام المناطة به والخدمات المقدمة من خلاله على تباين مستويات المستفيدين، وذلك بقيادة مدير المكتب والمشرف العام على سير منظومة العمل الإداري فيه وعلى وجه يضمن بتنظيمه بناء فريق عمل متكامل ذو مهارات متميزة وتوجهات تطويرية مستمرة تمكنه من أداء مسؤولياته في إطار عال من الجودة والكفاءة.

وحدة السكرتارية

الوحدة المسؤولة عن استقبال الضيوف ومراجعي المكتب، وتنظيم وجدولة المواعيد والزيارات الخاصة والعامة إضافة إلى تنظيم المعاملات الإدارية وملفات العرض على الرئيس، كما يعهد إليها تأمين ومتابعة الخدمات اللوجستية والتقنية إضافة إلى الشؤون الإدارية الخاصة بالمكتب. 

وحدة الاتصالات الإدارية

تعنى هذه الوحدة بضبط إجراءات استقبال المعاملات الواردة إلى المكتب والصادرة عنه إلى الجهات الداخلية والخارجية وفق أنظمة المراسلات البريدية المعمول بها بالجامعة

وحدة خدمات المستفيدين

الوحدة المسؤولة عن تقديم أوجه الدعم والمساندة المعلوماتية للمستفيدين والاستجابة لطلباتهم واستفساراتهم الواردة عبر وسائل التواصل التابعة للمكتب وأنظمته الإلكترونية المتاحة بمختلف القنوات الرسمية.

وحدة التحرير والتدقيق

تعنى هذه الوحدة بخدمات تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الرسمية والتقارير ومحاضر الاجتماعات الخاصة بالمكتب أو اللجان المتعلقة به وإعدادها وفق هوية الجامعة الرسمية.

وحدة المتابعة

يسند إلى هذه الوحدة تتبع خط سير المعاملة والتواصل مع الجهات المعنية إلى حين تنفيذها مع ضمان جودة الأداء وسرعة التنفيذ والربط بين المواضيع ذات الصلة.

وحدة الوثائق السرية

الوحدة المسؤولة عن المعاملات الصادرة والواردة ذات الطابع السري وهي وحدة مستقلة تضمن سرية المعلومات والبيانات والتعامل معها وتحرير ما يتعلق بها وفق الإجراءات المعتمدة لحفظ الوثائق السرية بالجامعة.  

وحدة التوثيق والأرشفة

يسند إلى هذه الوحدة إدارة عملية الأرشفة وحفظ المعاملات الخاصة بالمكتب، في إطار يحقق المرونة وسهولة الوصول وإتاحة الوثائق لعمليات التغذية الراجعة وإدارة الجودة وقياس الأداء.

تاريخ النشر : 22 فبراير 2021
تاريخ آخر تحديث : 19 أغسطس 2021