وكالة الكلية للشؤون الأكاديمية

الاختصاص العام للوظيفة:

وظيفة أكاديمية إدارية تتبع العميد المختص وتعاونه بالإشراف على سير العملية التعليمية والأكاديمية والوحدات التابعة له في الكلية ،  والعمل على توفير بيئة أكاديمية محفزةً لضمان مخرجات تعليمية تستطيع مواكبة مستجدات العصر ومتطلباته  وذلك من خلال تقديم خدمات معرفية متميزة، وتطوير المناهج والبرامج الدراسية وإثرائها، واستحداث البرامج الأكاديمية، ودعم الطلبة اكاديمياً ، وتشجيع الأنشطة الجامعية.

المهام:              

• الإشراف على تطوير البرامج الأكاديمية والتحقق من مخرجات التعلم .
• الإشراف على تنفيذ اللوائح والقواعد التنفيذية للائحة الدراسات والاختبارات للمرحلة الجامعية.
• الإشراف على الوحدات التابعة للشؤون الأكاديمية. 
• الإشراف على إعداد الجداول الدراسية للطلاب في الأقسام الأكاديمية والتنسيق مع الكليات الأخرى بالتعاون مع عمادة القبول والتسجيل ولجنة الجداول الدراسية.
• الإشراف على توزيع الطلاب على أقسام الكلية المختلفة بالتنسيق مع الأقسام.
• الإشراف على سير الاختبارات النهائية وتشكيل لجانها، وذلك بالتنسيق مع الأقسام الأكاديمية، وعمادة القبول والتسجيل.
• الإشراف على تطبيق ضوابط القبول والتحويل والزيارة من الكلية وإليها وبين الأقسام الأكاديمية.
• رئاسة اللجان التابعة للوكالة ورفع تقاريرها إلى الجهات المعنية. 
• الإشراف على عملية معادلة المقررات الدراسية.
• الإشراف على طلبات التأجيل والاعتذار عن الدراسة وكذلك عمليات الحذف والإضافة وإعادة القيد لطلاب مرحلة الدراسات الجامعية وفقاً للأنظمة والقرارات الصادرة بهذا الخصوص.
•   الإشراف على إعداد قوائم الحرمان و قوائم الخريجين.
•    الإشراف على فعاليات الأسبوع التعريفي بالكلية.
•  توجيه وإرشاد  الطلاب وحل القضايا المتعلقة بالتحصيل الأكاديمي والتنسيق مع مركز الإرشاد الجامعي . 
•  تقديم تقارير دورية لعميد الكلية عن سير العمل بالوحدات التابعة له وفقاً للمهام المناطة به والصعوبات التي تواجهها .
•  التنسيق  مع وحدات الكلية في المجالات ذات العلاقة.
• القيام بأعمال أمانة مجلس الكلية .
• متابعة تحديث موقع الكلية فيما يخص الشؤون الأكاديمية . 
• اعتماد نتائج الاختبارات النهائية .
• الإشراف على متابعة التحضير الالكتروني في الأقسام الأكاديمية .
• التدقيق على جدول العبء التدريسي لأعضاء هيئة التدريس في الأقسام التعليمية.

أ. شعبة شؤون الطالبات:

1. وحدة القبول والتسجيل

• متابعة تسجيل الطالبات في نظام سجلات الطلاب.
• الرد على طلبات التسجيل في النظام (مقرر في مستويين أدنى - تجاوز متطلب-شعبة مغلقة - مقرر في مستوى أعلى -تعارض وقت-تجاوز المدة النظامية).
• معالجة مشاكل التسجيل.
• الرد على استفسارات الطالبات عبر البريد الإلكتروني الخاص بوحدة القبول والتسجيل.
• تسجيل الطالبات المفصولات والممنوحات فرصة إضافية.
• دراسة حالات الطالبات اللاتي تجاوزن المدة النظامية والرفع بها لعمادة القبول والتسجيل.
• تحديد الطاقة الاستيعابية بالتنسيق مع الأقسام الدراسية ومتابعة التخصيص الإلكتروني.
• مراجعة تقرير المتخصصات إلكترونيا في فترة التخصيص الجماعي المُرسل من عمادة القبول والتسجيل.
• دراسة طلبات التخصيص الفردية بعد إغلاق التخصيص الجماعي.
• متابعة طلبات تغيير التخصص والتغيير بين المسارات ووضع القرار المناسب لها.
• متابعة طلبات التحويل من خارج الجامعة والتأكد من انطباق شروط التحويل عليها وإجراء معادلة للمقررات.
• تسجيل المقررات المتبقية من السنة التحضيرية للطالبات المحولات بالتنسيق مع المسار الإنساني.
• متابعة طلبات التحويل من داخل كليات الجامعة والتأكد من انطباق شروط التحويل عليها.
• متابعة طلبات الزيارة إلى خارج كليات الجامعة والتأكد من انطباق المعادلة وعدد الساعات المسجلة.
• متابعة إدخال المعادلة في (نظام سجلات الطلاب) بعد عودة الطالب من الزيارة.
• متابعة طلبات الزيارة بين كليات الجامعة وضع القرارات المناسبة.
• متابعة طلبات الزيارة من خارج كليات الجامعة وتسجيل المقررات في (نظام سجلات الطلاب).
• متابعة طلبات الانسحاب من مقرر.
• متابعة طلبات إعادة القيد.
• متابعة طلبات التأجيل.
• متابعة طلبات الاعتذار عن الدراسة.
• توثيق نماذج أعذار الغياب للطالبات.
• متابعة طلبات إخلاء الطرف.
• متابعة ربط المقررات بين الكليات في النظام.
• اعلان قوائم المتوقع تخرجهن.
• اعتماد قوائم أسماء الطالبات المتوقع تخرجهن في النظام.
• اعتماد قوائم أسماء الطالبات الخريجات.
• إعداد إحصائيات الطالبات المطلوبة للتقرير السنوي.
• المشاركة في إعداد خطة الدراسة للفصل الصيفي.

2. وحدة الإرشاد الأكاديمي

• إعداد خطة تنفيذية للإشراف الأكاديمي.
• الاجتماع بأعضاء وحدة الإشراف الأكاديمي بشكل دوري لبحث  مستجدات العمل وما سينفذ من مهام.
• توعية الطلاب بأهداف وحدة الإشراف الأكاديمي  وكيفية الاستفادة من خدماتها من خلال اللقاءات و البلاك بورد ومواقع التواصل الاجتماعي والنشرات.
• التعاون مع منسقي الإشراف الأكاديمي في الأقسام المختلفة لإرشاد الطالبات إلى طريقة التسجيل الصحيح حسب الخطة المعتمدة لكل قسم ولكل مستوى، ومساعدتهن في تجاوز مشاكل التسجيل.
• العمل على تطوير وتحديث البرامج المقدمة من قبل وحدة الإشراف الأكاديمي .
• إقامة البرامج الداعمة للمتعثرات كدروس الأقران وغيرها.
• الإشادة بمتفوقات الأقسام وتحفيزهن الدائم.
• العمل على تنمية مهارات الطالبات عبر الدورات والبرامج المختصة بذلك.
• إعداد وإصدار الأدلة والنماذج التي تخدم عملية الإشراف الأكاديمي.
• إعداد التقارير الفصلية الملخصة لتسيير العملية الإرشادية الأكاديمية بشكل عام وما يعترضها من صعوبات أو مقترحات للتحسين.
• تفعيل خدمات الإشراف الأكاديمي في نظام سجلات الطلاب والإشراف عليها.
• دراســة كل ما يحال مــن وكالــة الكليــة للشــؤون الأكاديمية لحالات التأجيــل والاعتذار والانسحاب والتعثــر.
• عقـد اجتماعـات دوريـة لمناقشـة التقاريـر المرفوعـة مـن منسـقي الإشراف الأكاديمي بالأقسام العلميـة، ومرشـدي الطلبـة لمعالجـة الصعوبـات، والاستفادة مـن المقترحـات التطويريـة، لتحسـين جـودة الأداء خـلال الفصـل الدراسـي الحالـي /القـادم.
• متابعة إدخال ما يختص بالإشراف الأكاديمي على نظام الدعم الطلابي. 

3. وحدة الأنشطة الطلابية

• إعداد الخطط التنفيذية، والزمنية للأنشطة الطلابية المنهجية واللامنهجية بالكلية من خلال التنسيق مع الأقسام المختصة.
• تنفيذ البرامج المقدمة من وكالة الجامعة لشؤون الطالبات مثل (مسابقة درة الجامعة، المسابقات الثقافية...) واتخاذ اللازم.
• تنفيذ جائزة الملصقات العلمية بكلية الآداب والإشراف عليها سنويًا.
• إعداد حفل اليوم الوطني بالتعاون مع الأقسام التعليمية والوحدات المساندة بالكلية.
• التواصل الرسمي مع الجهات الخارجية لتنفيذ البرامج والأنشطة المنهجية واللامنهجية فيها.
• التواصل الرسمي مع الجهات الداخلية في الجامعة للحصول على الموافقات الرسمية لتنفيذ الأنشطة والاستضافات.
• تهيئة البيئة المناسبة لتنفيذ فعاليات الأنشطة الطلابية، والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة لتسهيل تنفيذ الفعاليات.
• متابعة تنفيذ الفعاليات و الأنشطة الطلابية المنهجية واللامنهجية بالتعاون مع منسقات الأقسام التعليمية ورئيسة المجلس الطلابي وقائدة نادي الآداب الطلابي والتأكد من مواءمتها مع نواتج التعلم المحددة (الرحلات / المعارض /الزيارات / الندوات/ الورش...).
• تزويد الأقسام التعليمية والمجلس الطلابي ونادي الآداب الطلابي بما يلزم من احتياجات النشاط (إن وجد) كعهدة للقسم مثل: (سماعات /مكبرات الصوت/ شاشة متحركة/ بروجكتر...).
• الإشراف الميداني على الأنشطة الطلابية بالكلية وتقديم الدعم المتاح.
• تقييم النشاط وفق معايير محددة من قبل مكتب وحدة الأنشطة الطلابية.
• إصدار شهادات للبرامج والأنشطة التابعة للوحدة.
• الإشراف على أنشطة المجلس الطلابي بالكلية والتخطيط لتنفيذ الانتخابات الطلابية السنوية.
• الإشراف على نادي الآداب الطلابي والتنسيق لتنفيذ برامجه بالتعاون مع الأقسام التعليمية.
• توثيق البرامج والأنشطة المجتمعية المقدمة من المجلس الطلابي ونادي الآداب الطلابي عبر بنك المسؤولية المجتمعية.
• تقويم وقياس أثر الأنشطة الطلابية في دعم تقدم الطالبات الأكاديمي وتشكيل شخصياتهم المهنية من خلال الاستبانات الرسمية وغيرها من وسائل قياس الرأي.
• إعداد وتحديث نماذج ودليل وحدة الأنشطة الطلابية بشكل دوري إن لزم.
• متابعة إدخال ما يختص بالأنشطة الطلابية على نظام الدعم الطلابي .
• إعداد تقرير فصلي شامل عن عمل الوحدة، وتقديمه للعميدة والوكيلة قبل نهاية كل فصل دراسي.