و تمثل هذه الوحدة حجر الزاوية فى إدارة الجودة و السلامة إذ تعتبر معيارا ضروريا فى ضمان ان الملفات الحالية هى المستخدمة فى المستشفى، و على النقيض فإن الملفات التى انتهت مدتها قد يكون لها أثرا سالبا على الجودة و التكاليف و رضا المرضى.
تجمع الملفات بإسلوب عادى ثم تخزن على الحواسيب ثم تصبح جاهزة للطباعة أو ترفق على البريد الإلكترونى ثم تحذف أو يتخلص منها بالرمى بعيدا عندما لا تصبح ذات جدوى أو لا علاقة لها بقضايا اليوم.

الغرض

التأكد من اتباع المعايير و خفض التكلفة و الاستفادة المثلى من وثائق و ملفات المستشفى.
تقدم الوحدة إطارا لاتخاذ القرار حيال صياغة المعلومات و كيفية إدارتها.

الأهداف

ضمان الآتى:

  • الملف له غرض مفيد
  • عدم إهدار الموارد على معلومات لا فائدة منها
  • طباعة المعلومات ذات الجدوى فقط
  • مواكبة المعلومات
  • تقديم المعلومات بصيغة يستفيد منها الموظف
  • السرية و تصنيف المعلومة و تمليكها فقط لمن له حاجة حقيقية لها
  • الإبقاء على المعلومة التى قد تساعد فى حل المشكلات و تحسين الفرص و تفادى الأخطاء المكلفة و صرف الدعاوى المحتملة.

الغاية

صياغة الوثائق بشكل صحيح والحفاظ عليها و استخدامها و التخلص منها  فى دورتها.

نطاق العمل

تعتبر الوحدة مسؤولة عن الغعداد النهائى للسياسات و الإجراءات و توزيعها ، و كذلك نماذج الوصف الوظيفى و الوثائف و الملفات الاخرى ، كما تتحكم فى إصدار الوثائق و تضمين التغيرات بعد المصادقة عليها.
كذلك تتبع الوحدة كل إجراءات التوثيق و التصنيف  مع التأكد من أن الجميع يستخدمون النماذج الصحيحة.

المسئولية

ترجمة و صياغة الإجراءات و السياسات و نماذج الوصف الوظيفى فى نظام ضبط مكتوب التعليمات يتضمن مسئولية التصميم و المحافظة و التوزيع و المساءلة و تحديث المراجعة و إجراء التعديلات و التخلص من البيانات و الوثائق بحسب طلب و أوامر المشرف العام على إدارة الجودة و السلامة بالتشاور مع مدير المستشفى.
و تتركز مهام الوحدة فى ضمان تكامل التوثيق بالتاسيس لذلك و الحفاظ على وثائق الإجراءات و مراجعتها و المصادقة عليها و توزيعها و أرشفتها.